Student Research Grant FAQs / Preguntas Frecuentes

Frequently Asked Questions	Preguntas frecuentes
If I am not a member of SCRA, can I apply? In order to complete your grant application you must be a paid student member of SCRA. More information on membership and benefits can be found here: https://scra27.org/who-we-are/students/get-involved/	Si no soy miembro/a de la SCRA, ¿puedo postular? Para completar su solicitud a los Fondos Concursables para la Investigación Estudiantil, debe ser miembro/a estudiante de SCRA con la membresía pagada y vigente. Más información sobre membresía y beneficios aquí: https://scra27.org/who-we-are/students/get-involved/
May I use funds for expenses prior to receiving this grant (retroactively)? No. Proposals should be for funding moving forward from the time when grants are awarded. Spending of 80% of funds should occur between grant notification (May) and the time that grant reports are due (December 15th). All remaining expenditures should occur soon thereafter. If there are delays in the project (e.g., ethical review delays, postponement of data collection), flexibility is possible so long as students remain in communication with Student Representatives about requesting extensions.	¿Puedo usar los fondos para gastos realizados antes de recibir estos fondos (de manera retroactiva)? No. Las propuestas deben considerar financiamiento a partir del momento en que se otorgan los Fondos. El 80% de los fondos debe utilizarse entre la notificación de la decisión (mayo) y la fecha de entrega de los informes (15 de diciembre). Los gastos restantes deben realizarse poco después. Si existen retrasos en el proyecto (p. ej., demoras en la aprobación ética, postergación de la recolección de datos), puede contemplarse cierta flexibilidad, siempre que el/la estudiante se mantenga en comunicación con los/las Representantes Estudiantiles para solicitar una prórroga.
May I apply if I will not have ethical review approval (e.g., IRB approval) until later in the year? Yes. Indicate your expected timeline which should include anticipated spending of 80% of funds by December 15th. Funds will not be disbursed until ethical review is completed, and it typically takes around 45 days for funds to be disbursed once all documentation is received. Please factor delays in disbursement into your calculations, including possible delays in your programs accounting if your institution will be handling the funds.	¿Puedo postular si no contaré con la aprobación del Comité de Ética/Bioética de la Investigación (o equivalente) hasta más adelante en el año? Sí. Indique su cronograma estimado, el cual debe incluir el uso previsto del 80% de los fondos antes del 15 de diciembre. Los fondos no se entregarán hasta contar con la aprobación del Comité de Ética/Bioética de la Investigación (o una carta equivalente, según corresponda). Por lo general, la entrega de fondos tarda aproximadamente 45 días una vez recibida toda la documentación. Considere estos plazos en sus cálculos, incluyendo posibles demoras de los procesos de contabilidad/finanzas de su programa si su institución administrará los fondos.
If I will not propose my project for committee approval until after the grant deadline, may I apply? If your project chair or co-chair are able and willing to endorse your application prior to your proposal date, it is fine if your formal committee proposal will occur later. However, keep in mind that your proposal, ethical review approval, and spending of 80% of funds must be expected to occur within the year, by December 15th.	Si no presentaré mi proyecto para aprobación del comité hasta después de la fecha límite, ¿puedo postular? Sí, siempre que el/la Director/Asesor/Supervisor o Codirector/a del proyecto pueda y esté dispuesto/a a proporcionar el aval de su solicitud antes de la fecha en que usted presente formalmente la propuesta ante su comité. Sin embargo, tenga en cuenta que la aprobación del proyecto, la aprobación del Comité de Ética/Bioética (o equivalente) y el uso del 80% de los fondos deben estar razonablemente previstos para ocurrir dentro del año, a más tardar el 15 de diciembre.
If I will not defend my thesis or dissertation for a while, may I still apply? Yes. The grant is meant to fund thesis or dissertation projects, so anticipated defenses may occur further out than the period of spending (80% of funds to be spent by December 15th of the same year). If your proposal is for one portion or stage of a longer project, that is fine.	Si aún falta para que defienda mi tesis o disertación, ¿aun así puedo postular? Sí. Los Fondos están destinados a financiar proyectos de tesis o disertación, por lo que la defensa puede ocurrir en una fecha posterior al periodo de uso de fondos (el 80% debe utilizarse antes del 15 de diciembre del mismo año). Si su propuesta corresponde a una parte o etapa de un proyecto de mayor duración, no hay inconveniente.
If my institution does not have an ethical review committee, how can I meet the requirement for ethical review approval? In the absence of an ethical review committee or board, an equivalent approval may be submitted in the form of a signed and dated letter from your project supervisor or advisor indicating (1) that they approve of the ethical acceptability of your project proposal, and (2) will provide oversight of its implementation to ensure adherence to the ethical standards of your field. Proof of approval by an ethical review committee/board is not required prior to submitting your application, but it is required before awards will be disbursed.	Si mi institución no cuenta con un Comité de Ética/Bioética de la Investigación, ¿cómo puedo cumplir con el requisito de aprobación ética? Las solicitudes deben incluir carta de aprobación del Comité de Ética/Bioética de la Investigación. En ausencia de esta, se podrá aceptar una carta de respaldo del/de la Director/Asesor/Supervisor de la investigación y/o de la organización donde se llevará a cabo el estudio, indicando que el proyecto cumple con principios éticos y que la persona/entidad firmante garantizará la realización ética del estudio. No se requiere comprobante de aprobación ética antes de enviar su solicitud, pero sí es obligatorio antes de que se entreguen los fondos otorgados.
How long will it take to receive funds? Award notifications will be given by May 30th. At this time, students will be asked to submit documentation for receiving disbursement of 80% of funds. This will include: (1) ethical review approval or an equivalent letter, (2) tax information, (3) account authorization information (for your account or your institution’s), and (4) an APA disbursement form. Once these are received by your Student Representative and all information is correct and verified, these will be sent to SCRA Accounting and students can expect to receive funds in approximately 45 days from this time. It is best to have this information sent earlier as there may be some delay around the time that the APA convention occurs (July & August). If the student experiences unanticipated delays in providing this information (e.g., ethical review approval), stay in contact with Student Representatives so that we can adjust timelines.	¿Cuánto tardaré en recibir los fondos? La notificación de la decisión se enviará a más tardar el 30 de mayo. En ese momento, se solicitará a los/las estudiantes enviar la documentación necesaria para la entrega del 80% de los fondos, que incluye: (1) carta de aprobación del Comité de Ética/Bioética de la Investigación o carta equivalente, (2) información tributaria, (3) información de autorización de cuenta (su cuenta o la de su institución), y (4) un formulario de entrega de fondos de la APA. Una vez que su Representante Estudiantil reciba esta documentación y toda la información sea correcta y verificada, se enviará a Contabilidad de SCRA, y el/la estudiante puede esperar recibir los fondos en aproximadamente 45 días a partir de ese momento. Se recomienda enviar esta información lo antes posible, ya que puede haber demoras alrededor de la fecha en que se realiza la convención/congreso de la APA (julio y agosto). Si el/la estudiante enfrenta demoras no previstas para entregar esta información (p. ej., aprobación del Comité de Ética/Bioética), manténgase en contacto con los/las Representantes Estudiantiles para que podamos ajustar los plazos.

Frequently Asked Questions

Preguntas frecuentes

If I am not a member of SCRA, can I apply?

In order to complete your grant application you must be a paid student member of SCRA. More information on membership and benefits can be found here: https://scra27.org/who-we-are/students/get-involved/

Si no soy miembro/a de la SCRA, ¿puedo postular?

Para completar su solicitud a los Fondos Concursables para la Investigación Estudiantil, debe ser miembro/a estudiante de SCRA con la membresía pagada y vigente. Más información sobre membresía y beneficios aquí: https://scra27.org/who-we-are/students/get-involved/

May I use funds for expenses prior to receiving this grant (retroactively)?

No. Proposals should be for funding moving forward from the time when grants are awarded. Spending of 80% of funds should occur between grant notification (May) and the time that grant reports are due (December 15th). All remaining expenditures should occur soon thereafter. If there are delays in the project (e.g., ethical review delays, postponement of data collection), flexibility is possible so long as students remain in communication with Student Representatives about requesting extensions.

¿Puedo usar los fondos para gastos realizados antes de recibir estos fondos (de manera retroactiva)?

No. Las propuestas deben considerar financiamiento a partir del momento en que se otorgan los Fondos. El 80% de los fondos debe utilizarse entre la notificación de la decisión (mayo) y la fecha de entrega de los informes (15 de diciembre). Los gastos restantes deben realizarse poco después. Si existen retrasos en el proyecto (p. ej., demoras en la aprobación ética, postergación de la recolección de datos), puede contemplarse cierta flexibilidad, siempre que el/la estudiante se mantenga en comunicación con los/las Representantes Estudiantiles para solicitar una prórroga.

May I apply if I will not have ethical review approval (e.g., IRB approval) until later in the year?

Yes. Indicate your expected timeline which should include anticipated spending of 80% of funds by December 15th. Funds will not be disbursed until ethical review is completed, and it typically takes around 45 days for funds to be disbursed once all documentation is received. Please factor delays in disbursement into your calculations, including possible delays in your programs accounting if your institution will be handling the funds.

¿Puedo postular si no contaré con la aprobación del Comité de Ética/Bioética de la Investigación (o equivalente) hasta más adelante en el año?

Sí. Indique su cronograma estimado, el cual debe incluir el uso previsto del 80% de los fondos antes del 15 de diciembre. Los fondos no se entregarán hasta contar con la aprobación del Comité de Ética/Bioética de la Investigación (o una carta equivalente, según corresponda). Por lo general, la entrega de fondos tarda aproximadamente 45 días una vez recibida toda la documentación. Considere estos plazos en sus cálculos, incluyendo posibles demoras de los procesos de contabilidad/finanzas de su programa si su institución administrará los fondos.

If I will not propose my project for committee approval until after the grant deadline, may I apply?

If your project chair or co-chair are able and willing to endorse your application prior to your proposal date, it is fine if your formal committee proposal will occur later. However, keep in mind that your proposal, ethical review approval, and spending of 80% of funds must be expected to occur within the year, by December 15th.

Si no presentaré mi proyecto para aprobación del comité hasta después de la fecha límite, ¿puedo postular?

Sí, siempre que el/la Director/Asesor/Supervisor o Codirector/a del proyecto pueda y esté dispuesto/a a proporcionar el aval de su solicitud antes de la fecha en que usted presente formalmente la propuesta ante su comité. Sin embargo, tenga en cuenta que la aprobación del proyecto, la aprobación del Comité de Ética/Bioética (o equivalente) y el uso del 80% de los fondos deben estar razonablemente previstos para ocurrir dentro del año, a más tardar el 15 de diciembre.

If I will not defend my thesis or dissertation for a while, may I still apply?

Yes. The grant is meant to fund thesis or dissertation projects, so anticipated defenses may occur further out than the period of spending (80% of funds to be spent by December 15th of the same year). If your proposal is for one portion or stage of a longer project, that is fine.

Si aún falta para que defienda mi tesis o disertación, ¿aun así puedo postular?

Sí. Los Fondos están destinados a financiar proyectos de tesis o disertación, por lo que la defensa puede ocurrir en una fecha posterior al periodo de uso de fondos (el 80% debe utilizarse antes del 15 de diciembre del mismo año). Si su propuesta corresponde a una parte o etapa de un proyecto de mayor duración, no hay inconveniente.

If my institution does not have an ethical review committee, how can I meet the requirement for ethical review approval?

In the absence of an ethical review committee or board, an equivalent approval may be submitted in the form of a signed and dated letter from your project supervisor or advisor indicating (1) that they approve of the ethical acceptability of your project proposal, and (2) will provide oversight of its implementation to ensure adherence to the ethical standards of your field. Proof of approval by an ethical review committee/board is not required prior to submitting your application, but it is required before awards will be disbursed.

Si mi institución no cuenta con un Comité de Ética/Bioética de la Investigación, ¿cómo puedo cumplir con el requisito de aprobación ética?

Las solicitudes deben incluir carta de aprobación del Comité de Ética/Bioética de la Investigación. En ausencia de esta, se podrá aceptar una carta de respaldo del/de la Director/Asesor/Supervisor de la investigación y/o de la organización donde se llevará a cabo el estudio, indicando que el proyecto cumple con principios éticos y que la persona/entidad firmante garantizará la realización ética del estudio. No se requiere comprobante de aprobación ética antes de enviar su solicitud, pero sí es obligatorio antes de que se entreguen los fondos otorgados.

How long will it take to receive funds?

Award notifications will be given by May 30th. At this time, students will be asked to submit documentation for receiving disbursement of 80% of funds. This will include: (1) ethical review approval or an equivalent letter, (2) tax information, (3) account authorization information (for your account or your institution’s), and (4) an APA disbursement form. Once these are received by your Student Representative and all information is correct and verified, these will be sent to SCRA Accounting and students can expect to receive funds in approximately 45 days from this time.

It is best to have this information sent earlier as there may be some delay around the time that the APA convention occurs (July & August). If the student experiences unanticipated delays in providing this information (e.g., ethical review approval), stay in contact with Student Representatives so that we can adjust timelines.

¿Cuánto tardaré en recibir los fondos?

La notificación de la decisión se enviará a más tardar el 30 de mayo. En ese momento, se solicitará a los/las estudiantes enviar la documentación necesaria para la entrega del 80% de los fondos, que incluye: (1) carta de aprobación del Comité de Ética/Bioética de la Investigación o carta equivalente, (2) información tributaria, (3) información de autorización de cuenta (su cuenta o la de su institución), y (4) un formulario de entrega de fondos de la APA. Una vez que su Representante Estudiantil reciba esta documentación y toda la información sea correcta y verificada, se enviará a Contabilidad de SCRA, y el/la estudiante puede esperar recibir los fondos en aproximadamente 45 días a partir de ese momento.

Se recomienda enviar esta información lo antes posible, ya que puede haber demoras alrededor de la fecha en que se realiza la convención/congreso de la APA (julio y agosto). Si el/la estudiante enfrenta demoras no previstas para entregar esta información (p. ej., aprobación del Comité de Ética/Bioética), manténgase en contacto con los/las Representantes Estudiantiles para que podamos ajustar los plazos.

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